Ako znížiť fluktuáciu zamestnancov: Príručka na prežitie v malom podniku

Ten skľučujúci pocit, keď odíde skvelý zamestnanec? Je to viac než len frustrujúce - je to priamy zásah do vašich hospodárskych výsledkov a vášho duševného zdravia. Pre malú firmu nie je vysoká fluktuácia zamestnancov drobnou bolesťou hlavy; je to tichý zabijak, ktorý odčerpáva hotovosť, ničí morálku a odvádza vašu pozornosť od rozvoja firmy.

Ale čo keby ste mohli zastaviť otáčanie dverí? Čo keby ste mohli vybudovať tím, ktorý by bol taký angažovaný, že by ho ani vo sne nenapadlo odísť? Táto príručka poskytuje jedinečné, použiteľné rady, ktoré vám pomôžu dosiahnuť práve to.

Prečo vaši najlepší ľudia naozaj odchádzajú (nie je to len o peniazoch)

Povedzme si úprimne. Zakaždým, keď niekto odíde, spustí to nákladnú reťazovú reakciu.

Produktivita klesá, pretože váš zostávajúci tím sa rozširuje. Morálka klesá a vaši ostatní špičkoví pracovníci zrazu začnú leštiť svoje résumés. Najhoršie zo všetkého je, že vaš čas unáša nekonečný cyklus prijímania zamestnancov a školení namiesto stratégie a rastu.

Skryté dôvody výpovedí

Ľudia málokedy odchádzajú pre malý platový príplatok. Skutočné dôvody sú takmer vždy hlbšie, najmä v prípade vašich najmotivovanejších a najschopnejších zamestnancov. Trápite sa s tým, ako znížiť fluktuáciu zamestnancov? Pravdepodobne sa to zužuje na jeden z týchto základných problémov:

• Pocit neviditeľnosti: Keď tvrdá práca zostáva nepovšimnutá, zamestnanci sa cítia ako číslo, nie ako cenený člen tímu. Jednoduché "ďakujem" má veľkú silu.
• Uviaznutie v slepej uličke: Ambiciózni ľudia túžia po pokroku. Ak u vás nevidia budúcnosť, nájdu si ju u niekoho iného.
• Toxické riadenie: Toto je veľký problém. Ľudia neodchádzajú z práce, ale odchádzajú od šéfov. Nedostatok podpory, dôvery alebo jasnej komunikácie je hlavným faktorom fluktuácie.
• Vyhorenie je skutočné: Nekonzistentné rozvrhovanie, nadmerné pracovné zaťaženie a zlá rovnováha medzi pracovným a súkromným životom sú rýchlou cestou k výpovedi, najmä v odvetviach služieb.

Nedávny prieskum spoločnosti Gallagher medzi viac ako 4 000 organizáciami zistil, že 66 % vedúcich pracovníkov v oblasti ľudských zdrojov stále považuje udržanie zamestnancov za najväčší problém. Je to univerzálna bolesť podnikov všetkých veľkostí.

Skutočné náklady na stratu zamestnanca

Urobme si to hmatateľné. Finančný zásah pri strate len jedného zamestnanca je často oveľa väčší, ako si väčšina majiteľov uvedomuje. Keď spočítate priame a nepriame náklady, čísla sa rýchlo stanú desivými.

Rozdelenie nákladov na nahradenie jedného zamestnanca

Prehliadka takto rozložených nákladov dáva veciam perspektívu, však? Je to obrovský kus zisku, ktorý odchádza za dvere.

Tento problém je obzvlášť krutý pre podniky pracujúce v prvej línii. Ročný obrat môže dosiahnuť závratných 87 % v reštauráciách rýchleho občerstvenia a 81 % v maloobchode. Tento neustály odliv zamestnancov znemožňuje vybudovať skúsený tím. Ak chcete zistiť všetky dôsledky týchto trendov v práci na fronte, môžete sa do nich zahĺbiť.

Príchodom na koreň týchto problémov môžete konečne zastaviť krvácanie a vybudovať tím, ktorý bude investovať do vášho úspechu.

Zistite, prečo ľudia skutočne odchádzajú

Nemôžete vyriešiť problém, ktorému nerozumiete. Skôr než začnete vyhadzovať peniaze na riešenia, musíte odhaliť skutočné dôvody, prečo vaši ľudia odchádzajú. Predstavte si to ako jednoduchý "audit udržania zamestnancov", bez firemného žargónu.

Začína to zhromažďovaním úprimnej spätnej väzby. Ako získate priame odpovede bez toho, aby ste to robili nepríjemne? Položením správnych otázok v správnom čase.

Zvládnite výstupný pohovor

Keď zamestnanec podá výpoveď, premeňte svoju frustráciu na príležitosť na učenie. Výstupný pohovor je vašou šancou získať necenzurovanú spätnú väzbu od človeka, ktorý nemá čo stratiť.

Udržujte ho krátky a neformálny. Cieľom nie je zmeniť jeho názor, ale pochopiť jeho rozhodnutie.

• "Čo bolo hlavným dôvodom, prečo ste si začali hľadať novú prácu?"
• "Bol nejaký konkrétny moment, ktorý vás prinútil rozhodnúť sa odísť?"
• "Aká je jediná vec, ktorú sme mohli urobiť inak a ktorá vás mohla prinútiť zostať?"

Táto posledná otázka je čisté zlato. Prereže sa cez všeobecné sťažnosti a poskytne vám informácie, ktoré sa dajú použiť.

Sila výstupných rozhovorov spočíva v rozpoznávaní vzorov. Ak traja ľudia po sebe spomenú chaotické plánovanie alebo pocit, že ich manažér nedoceňuje, našli ste hlavné vodítko k vyriešeniu problému s fluktuáciou.

Sila pohovoru o zotrvaní

Čakanie na odchod ľudí pred požiadaním o spätnú väzbu je reaktívne. Pobytový rozhovor je proaktívny. Je to nezáväzný rozhovor s vašimi súčasnými najlepšími pracovníkmi, aby ste zistili, čo ich udržiava v spokojnosti a angažovanosti.

Nie je to hodnotenie výkonnosti. Na získanie širšieho pulzu môže byť fantastickým nástrojom na anonymné získanie úprimnej spätnej väzby aj moderný prieskum spokojnosti zamestnancov.

Efektívne otázky na pobytový rozhovor zahŕňajú:

• "Čo sa vám najviac páčilo na vašej práci, keď ste nastúpili?"
• "Aký bol váš najlepší deň v práci za posledný mesiac a prečo?"
• "Keby ste mali čarovný prútik, akú jednu vec by ste na svojej pozícii zmenili?"

Tieto rozhovory odhalia, čo robíte správne, takže to môžete zdvojnásobiť. A čo je ešte dôležitejšie, upozorňujú na potenciálne problémy skôr, ako sa stanú dôvodom na odchod.

Vybudujte kultúru, ktorú ľudia nechcú opustiť

Kultúra nie je o pingpongových stoloch. V prípade malého podniku je to pocit, ktorý váš tím zažíva, keď príde do práce. Je to váš najsilnejší - a cenovo dostupný - nástroj na zníženie fluktuácie zamestnancov.

Zaoberá sa vybudovaním miesta, kde sa ľudia cítia rešpektovaní, oceňovaní a videní.

Často nálada na pracovisku závisí od priameho nadriadeného. Z údajov spoločnosti Gallup vyplýva, že neuveriteľných 50 % zamestnancov, ktorí podávajú výpoveď, tak robí kvôli svojmu šéfovi. Investícia do postupov vedenia mení všetko. Viac sa dozviete v našej príručke o základných povinnostiach vedúceho pobočky.

Podľa spoločnosti C-Suite Analytics môžu jednoduché kroky, ktorými ukážete, že si zamestnancov ceníte ako ľudí, znížiť fluktuáciu až o 30 %.

Nízkonákladové spôsoby budovania pozitívneho prostredia

Nepotrebujete obrovský rozpočet. Tu sú stratégie s vysokým účinkom, ktoré môžete zaviesť už tento týždeň:

• Zavedenie nástenky "Tímové víťazstvá": Vyhraďte malú tabuľu v priestore na prestávku, aby si každý mohol zapísať víťazstvo - veľké alebo malé. Získala Sarah skvelú zákaznícku recenziu? Rozdrvila kuchyňa obrovský obedový nával? Oslávte to verejne.
• Začnite s 10-minútovými týždennými kontrolami: Toto nie je hodnotenie výkonu. Je to rýchly rozhovor, pri ktorom sa manažér pýta: "Ako sa cítiš?", "Čo sa ti tento týždeň podarilo?" a "Akú podporu odo mňa potrebuješ?". Tento jednoduchý zvyk buduje neuveriteľnú dôveru.
• Posilnite ich malými rozhodnutiami: Nechajte baristu vybrať ďalší sezónny nápoj. Požiadajte zamestnancov predajne o príspevok k novému usporiadaniu predajne. Poskytnutie zodpovednosti zamestnancom, aj v malom, ukazuje, že dôverujete ich odborným znalostiam.

Skvelá kultúra je o dôslednosti, nie o veľkých gestách. Každodenné "ďakujem" znamená viac ako výročný večierok. Dokazuje, že si každý deň dávate pozor.

Najjednoduchší spôsob systematizácie uznania

Vyslovenie "ďakujem" je začiatok, ale jednoduchý, viditeľný systém robí z oceňovania základnú súčasť vašej činnosti. Práve tu môžete byť kreatívni a nákladovo efektívni.

Použite nástroj, ako je BonusQR. Je určený pre vernosť zákazníkov, ale je to najjednoduchší a cenovo najdostupnejší spôsob, ako vytvoriť interný program oceňovania zamestnancov.

Podľa neho to funguje v 3 jednoduchých krokoch:

1. Vytvorte vernostnú kartu zamestnanca:Dajte každému členovi tímu jeho vlastnú digitálnu kartu do telefónu.
2. Odmeňte kľúčové správanie: Udeľte digitálnu pečiatku za perfektnú dochádzku, pozitívny pokrik od zákazníka alebo zvládnutie novej zručnosti.
3. Ponúkajte zmysluplné odmeny: Keď nazbierajú dostatok pečiatok, môžu si ich vymeniť za niečo, čo skutočne ocenia - napríklad výber zmeny na týždeň, darčekovú kartu v hodnote 20 dolárov alebo platené voľné popoludnie.

Týmto spôsobom sa uznanie zmení z náhodného aktu na zábavný, predvídateľný systém. Je to účinný a nákladovo efektívny spôsob, ako dosiahnuť, aby sa váš tím cítil neustále oceňovaný, a znížiť mieru fluktuácie.

Vytvárajte cesty rastu (aj bez povyšovania)

"Kariérny rast" sa mnohým majiteľom malých firiem zdá ako firemný luxus. Keď nemôžete ponúknuť rebríček povyšovania, je ľahké predpokladať, že vaši najlepší ľudia nakoniec odídu.

To je nákladný omyl. Rast nie je vždy nový titul. Pre väčšinu zamestnancov to znamená získavanie zručností, riešenie zaujímavých výziev a pocit, že ich šéf investuje do ich budúcnosti.

V štúdii spoločnosti Amazon Workplace Intelligence sa zistilo, že nedostatok rastu je hlavným dôvodom odchodu. 74 % príslušníkov milénia a generácie Z odíde, ak nedostanú príležitosť učiť sa. Pozrite si viac o týchto trendoch fluktuácie pracovnej sily.

Tieto príležitosti môžete vytvoriť bez toho, aby ste museli vyčerpať svoj rozpočet. Zmeňte svoje myslenie z podpory na progres.

Podporujte rozvoj zručností pomocou kreatívnych programov

Použite kreatívne zdroje, ktoré už máte. Tu sú praktické, nízkonákladové nápady, ako začať budovať zručnosti už teraz:

• Spustite "výmenu zručností Program: Je váš šéfbarista čarodejník na latte art? Je váš hlavný servír majster v upsellingu? Vyhraďte im hodinu týždenne na to, aby túto zručnosť naučili mladšieho zamestnanca. Nestojí to nič okrem času.
• Financujte relevantný online kurz: Spýtajte sa ambiciózneho zamestnanca, čo by sa rád naučil. Kurz za 50 dolárov z platformy ako Coursera ukazuje, že veríte v ich budúcnosť a prináša nové vedomosti do vašej firmy.
• Poverte svojho najkreatívnejšieho zamestnanca zodpovednosťou za projekt:Poverte ho zodpovednosťou za Instagram v predajni. Nechajte kuchára na linke, ktorý sa orientuje na detaily, viesť týždenné objednávanie zásob. Umožní im to rozvinúť svoje schopnosti a pocítiť väčší prínos.

Zamestnanec s jasným plánom rozvoja má podľa spoločnosti Gallup o 34 % menšiu pravdepodobnosť, že odíde. Už len to, že ukážete, že máte plán pre ich budúcnosť, spôsobí, že budú oveľa viac investovať do tej vašej.

Jednostránkový plán rozvoja

Najsilnejším nástrojom na tento účel je Individuálny plán rozvoja (IGP). Nejde o zložitý personálny dokument. Je to jednoduchá jednostránková dohoda, ktorú vytvoríte szamestnancom a ktorá odpovedá na tri otázky:

1. Kde sa teraz nachádzate?" (súčasné zručnosti a zodpovednosti)
2. Kam sa chcete dostať? (Aké nové zručnosti chcete ovládať do šiestich mesiacov?)
3. Ako sa tam dostaneme? (Aké konkrétne kroky obaja podniknete?)

Napr. recepčná v salóne sa chce naučiť udržiavať klientov. Ich IGP by mohol zahŕňať vedenie projektu spätnej väzby od zákazníkov s vaším vedením a malým rozpočtom. Tieto plány premenia vágne ambície na konkrétne kroky. Ďalšie nápady nájdete v našej príručke o kreatívnych motivačných marketingových stratégiách, ktoré fungujú.

Váš 90-dňový plán na zníženie fluktuácie zamestnancov

Snažiť sa napraviť fluktuáciu naraz je zdrvujúce. Namiesto toho použite tento prehľadný 90-dňový plán, aby ste si vybudovali dynamiku, získali dôveru a vytvorili zmeny, ktoré sa udržia.

Prejdeme od diagnózy k činnosti a nakoniec k tomu, aby sa zlepšenia stali trvalou súčasťou vašej kultúry.

Mesiac 1: Fáza počúvania (dni 1-30)

Prvých 30 dní je o jednej veci: počúvaní. Predtým, ako vyriešite problém, musíte pochopiť, odkiaľ prichádza bolesť, a to priamo od vášho tímu.

• Vykonajte 3-5 pobytových rozhovorov: Sadnite si s kľúčovými ľuďmi na neformálny rozhovor. Spýtajte sa: "Aký bol váš najlepší deň v práci za posledný mesiac a čo ho urobilo skvelým?"
• Audit rozvrhov na vyhorenie: Vytiahnite rozvrh za posledný mesiac. Zatvárajú alebo pracujú cez víkendy stále tí istí ľudia? Nájdite nerovnováhu, ktorá plodí nespokojnosť.
• Vykonajte rýchly anonymný prieskum: Pomocou formulárov Google položte 3 až 5 brutálne úprimných otázok o riadení, komunikácii a pracovnom zaťažení.

Mesiac 2: Implementácia rýchlych víťazstiev (dni 31-60)

Teraz máte údaje. Mesiac 2 je o viditeľných, okamžitých opatreniach. Zamerajte sa na nízkonákladové zmeny s veľkým dopadom, ktoré vášmu tímu ukážu, že ste ho počúvali.

• Opravte jeden závažný problém s plánovaním: Na základe auditu vykonajte jednu významnú zmenu s cieľom vytvoriť spravodlivejší plán. Oznámte ju a vysvetlite, prečo ju robíte.
• Spustite nástenku "Tímové víťazstvá": Zostavte túto nástenku a začnite verejne oslavovať malé víťazstvá.
• Postupujte podľa jednej spätnej väzby z prieskumu: Vyberte si jednu spoločnú sťažnosť z prieskumu a napravte ju. Tým si okamžite vybudujete dobrú vôľu a dokážete, že na ich spätnej väzbe záleží.

Cieľom nie je vyriešiť každý problém zo dňa na deň. Ide o to ukázať svojmu tímu, že ste ho počúvali a ste odhodlaní veci zlepšiť. Už to samo o sebe je silným motivačným faktorom. Pri plánovaní preskúmajte ďalšie praktické stratégie na predchádzanie fluktuácii zamestnancov.

Mesiac 3: Budovanie trvalých systémov (dni 61-90)

Záverečných 30 dní je o premene rýchlych víťazstiev na trvalé systémy. Takto urobíte z udržania zamestnancov základnú súčasť svojej kultúry.

• Spustite jednoduchý program uznania: Formalizujte svoje ocenenie. Začnite používať nástroj ako BonusQR na oslavu míľnikov a dôsledné odmeňovanie skvelej práce.
• Vytvorte individuálne plány rastu: Pre svojich 2-3 najvýkonnejších pracovníkov si sadnite a zmapujte ich najbližších šesť mesiacov pomocou rámca IGP.
• Standardizujte týždenné kontrolné návštevy: Urobte z 10-minútovej kontrolnej návštevy neodmysliteľnú súčasť týždennej rutiny každého manažéra. Kľúčom k úspechu je dôslednosť.

Podľa takto štruktúrovaného plánu ukážete ľuďom, že majú vo vašej spoločnosti skutočnú budúcnosť, vďaka čomu je oveľa pravdepodobnejšie, že zostanú dlhodobo.

Máte ešte otázky? Vaše hlavné obavy zodpovedané

Riešenie fluktuácie zamestnancov prináša náročné otázky. Tu sú priame odpovede na to, na čo sa majitelia malých podnikov pýtajú najčastejšie.

"Nemôžem si dovoliť platiť viac. Ako môžem znížiť fluktuáciu?"

Toto je otázka číslo 1. Aj keď je konkurencieschopný plat dôležitý, málokedy je jediným dôvodom, prečo ľudia odchádzajú. Môžete dosiahnuť obrovský rozdiel pomocou nízkonákladových stratégií, ktoré budujú kultúru rešpektu.

Sústreďte sa na to, čo môžete ovplyvniť: flexibilné plánovanie, požiadanie o ich vstupy do prevádzkových rozhodnutí a - čo je najdôležitejšie -reagovanie na ich návrhy. Investovanie trochy času do ich zaškolenia v nových zručnostiach ukazuje, že investujete do ich rastu. Tieto kroky budujú lojalitu, ktorú si nemôžete kúpiť len za vyššiu výplatu.

"Ako zistím, či moje stratégie na udržanie zamestnancov fungujú?"

Sledujte svoj pokrok. Najprv si vypočítajte aktuálnu mieru fluktuácie. To je vaša východisková hodnota. O tri a šesť mesiacov ju opäť skontrolujte a zistite, ako sa posúva.

Napokon urobte z tejto jednoduchej otázky súčasť týždenných kontrol: "Na stupnici od 1 do 10, ako ste tento týždeň spokojní s prácou?" Vaším cieľom je, aby toto priemerné číslo stúpalo.

Nezabudnite na kvalitatívne znaky: Spolupracuje tím viac? Je v ňom viac pozitívnych rozhovorov? Pokles počtu výpovedí na poslednú chvíľu? To sú silné signály, že budujete silnejší a spokojnejší tím.

Pozitívny posun v každodennej atmosfére vášho tímu je často prvým znakom toho, že vaše úsilie o zníženie fluktuácie zamestnancov prináša výsledky.

"Ako môže aplikácia na podporu lojality zákazníkov pomôcť pri udržaní zamestnancov?"

Je to šikovná zmena perspektívy: pristupujte k svojim zamestnancom ako k najdôležitejším zákazníkom. Jednoduchý nástroj, ako je BonusQR, možno prestavať na najjednoduchší a nákladovo najefektívnejší interný program odmien na trhu.

Premýšľajte o tom: vydávajte digitálne "pečiatky" za dosiahnutie kľúčových míľnikov, ako je 90 dní v práci, zvládnutie novej zručnosti alebo získanie skvelého hodnotenia od zákazníka. Keď zamestnanec nazbiera dostatok pečiatok, vyplatí si ich za odmenu, ktorú skutočne chce - darčekovú kartu do obľúbenej kaviarne, platený deň voľna alebo prvý výber zmien.

Tento jednoduchý systém automatizuje oceňovanie a včleňuje ho do vašej kultúry. Vysiela silný signál, že si ceníte svoj tím rovnako ako platiacich zákazníkov - obrovská podpora morálky a jednoduché, účinné riešenie, ako znížiť fluktuáciu zamestnancov.